Berkongsi buku kerja Excel dengan betul membuat perbezaan antara kerjasama tanpa geseran dan bergelut dengan versi, kunci dan kebenaran. Jika anda menyimpan dan berkongsi dengan baik, anda akan dapat mengedit sebagai satu pasukan dalam masa nyata atau hadkan akses kepada baca sahaja bergantung pada apa yang anda perlukan pada bila-bila masa.
Dalam panduan ini saya menerangkan langkah demi langkah bagaimana untuk menyimpan di mana anda mahu, bagaimana untuk berkongsi melalui pautan atau dengan jemputan, cara mengaktifkan penyuntingan dalam penyemak imbas atau dalam aplikasi desktop dan, yang paling penting, Apakah yang diperlukan oleh pengarang bersama dan apakah had kaedah buku kongsi klasik? supaya anda tidak terperangkap. Anda juga akan melihat cara untuk berhenti berkongsi apabila perlu.
Simpan buku kerja ke lokasi yang sesuai untuk kerjasama
Sebelum memikirkan tentang kebenaran dan pautan, perkara pertama dahulu: Pastikan fail disimpan di lokasi yang boleh diakses oleh orang lainIni boleh menjadi pemanduan kongsi dalam organisasi anda atau ruang dalam awan korporat. Jika buku kerja tiada di lokasi yang dikongsi, tiada orang lain akan dapat membuka atau mengeditnya.
Apabila buku berjaya dikongsi dan platform mengenalinya, anda akan melihat petunjuk dalam bar tajukIsyarat ini mengesahkan bahawa fail itu sedia untuk digunakan oleh orang lain, sama ada dengan pengeditan serentak atau baca sahaja.
Cara untuk berkongsi buku kerja dalam Excel
Excel membenarkan perkongsian dalam beberapa cara bergantung pada persekitaran dan keperluan. Anda boleh menjemput melalui e-mel dengan pautan, mendayakan pengeditan dalam penyemak imbas atau apl desktop, atau membuat akses baca sahaja.Di bawah ialah pilihan yang paling biasa.
Jemput melalui e-mel dan edit dalam penyemak imbas atau apl
Apabila anda menghantar jemputan melalui e-mel, penerima menerima mesej dengan pautan untuk membuka fail. Hanya klik pautan dan buku kerja akan dibuka dalam penyemak imbas anda melalui Excel untuk Web.Dari sana anda boleh melihat kandungan tanpa memasang apa-apa.
Jika pengeditan diperlukan dalam penyemak imbas itu sendiri, pengguna boleh memilih pilihan Edit Buku dan kemudian Edit dalam penyemak imbas untuk mula bekerja secara langsung dalam talian. Ia pantas, tidak memerlukan konfigurasi dan membolehkan anda bekerjasama dengan orang lain tanpa meninggalkan penyemak imbas anda.
Jika anda lebih suka bekerja daripada aplikasi desktop Excel, itu juga mungkin. Hanya pilih Edit Buku Kerja dan kemudian Edit dalam ExcelIni membuka fail dalam apl yang dipasang pada komputer anda, mengekalkan sambungan ke fail kongsi supaya perubahan disegerakkan.
Kongsi buku kerja Excel sebagai baca sahaja dan untuk web
Ada kalanya anda mahu orang lain boleh merujuk buku itu tetapi tidak mengubah suainya. Untuk berkongsi fail Excel untuk web sebagai baca sahaja, ikut prosedur ini.
- Pergi ke Fail, kemudian Kongsi dan pilih Kongsi dengan orang lain atau gunakan butang Kongsi di penjuru kanan sebelah atas. Kedua-dua laluan membawa anda ke panel perkongsian yang sama.
- Dalam kotak di mana anda boleh memasukkan nama atau alamat e-mel, masukkan orang yang anda ingin kongsi. Jika anda telah menggunakan alamat tersebut, ia mungkin muncul apabila anda menaip; dalam kes itu, pilih mereka. Jika tidak, tekan Enter selepas menaip alamat.
- Untuk memaksa baca sahaja, buka tetapan pautan. Lumpuhkan pilihan Benarkan pengeditan dan gunakan perubahanAnda akan melihat bahawa huraian kini menunjukkan bahawa sesiapa sahaja yang mempunyai pautan boleh melihatnya.
- Pilih Hantar untuk membolehkan Excel untuk web menghantar pautan melalui e-mel. Orang yang dijemput akan menerima akses dengan kebenaran baca sahaja dan mereka tidak akan dapat mengubah suai buku itu.
Pengarang bersama: mengedit pada masa yang sama dengan orang lain
Salah satu kelebihan hebat bekerja dengan Excel dalam awan ialah mengarang bersama. Beberapa orang boleh mengedit buku yang sama pada masa yang sama., setiap satu daripada peranti mereka sendiri. Ini sangat mempercepatkan kerja berpasukan.
Untuk mengarang bersama berfungsi, peserta mesti menggunakan versi Excel yang menyokongnya. Mereka serasi dengan Excel untuk Android, Excel untuk iOS, Excel Mudah Alih dan Excel yang dikaitkan dengan langganan Microsoft 365Jika seseorang tidak mempunyai salah satu daripada versi tersebut, mereka boleh mengeditnya daripada Excel untuk Web untuk disepadukan dengan lancar.
Semasa anda bekerja secara serentak, adalah perkara biasa untuk melihat pilihan pengguna lain diserlahkan dalam warna yang berbeza. Pilihan berwarna dipaparkan sama ada anda menggunakan Excel untuk Microsoft 365, Excel untuk web, Excel untuk Android, Excel Mobile atau Excel untuk iOS.Ia adalah isyarat visual yang sangat berguna untuk mengelak daripada memijak sesuatu.
Sila ambil perhatian satu nuansa: untuk pelanggan Microsoft 365, Autosimpan mesti didayakan untuk melihat pilihan warna.Jika ia tidak muncul, tunggu beberapa saat untuk melihat sama ada terdapat sebarang kependaman. Jika anda masih tidak melihatnya, pastikan semua orang menggunakan versi yang serasi.
Jika seseorang menggunakan Excel Mobile atau edisi lain yang tidak disokong, pilihan mereka tidak akan muncul, tetapi perubahan mereka akan tiba hampir serta-merta. Dengan versi Excel yang lebih lama, anda tidak boleh mengedit secara serentak atau melihat pilihan., jadi adalah dinasihatkan untuk menyemak edisi sebelum memulakan sesi kerjasama.
Kaedah Perkongsian Buku Klasik dan Cara Berhenti Perkongsian
Excel mempunyai kaedah buku kerja kongsi warisan yang membolehkan berbilang orang bekerja pada fail, tetapi Sistem klasik ini sangat terhad dan banyak fungsi tidak lagi tersedia. semasa ia aktif. Jika anda perlu menggunakan ciri lanjutan, sebaiknya lumpuhkannya.
Apabila tiba masanya untuk memulihkan ciri yang disekat oleh buku kerja kongsi, sudah tiba masanya untuk berhenti berkongsi. Prosesnya mudah dan dilakukan dari tab Semakan.. Ikut langkah-langkah ini:
- Klik tab Semakan. Di sana anda akan menemui alatan yang berkaitan dengan perkongsian dan kawalan perubahan..
- Pilih butang Kongsi Buku. Kotak pilihan Mod Buku Kongsi akan dibuka..
- Nyahtanda kotak yang membenarkan pengubahsuaian oleh berbilang pengguna sekaligus. Ini melumpuhkan buku kerja kongsi warisan. dan anda memulihkan fungsi.
- Sahkan dengan OK apabila kotak dialog memintanya. Excel akan menggunakan perubahan pada fail semasa.
- Jika amaran muncul, pilih Ya untuk meneruskan. Dengan cara ini buku tidak lagi dikongsi dan ciri yang tidak tersedia kembali..
Selepas melengkapkan langkah ini, fail tidak lagi dikongsi menggunakan kaedah klasik. Ini membolehkan anda bekerja semula dengan elemen yang dikunci, seperti jadual, carta atau makro tertentu., Antara lain.
Had kaedah buku kongsi lama
Sistem buku kongsi tradisional sudah ketinggalan zaman. Banyak ciri dilumpuhkan semasa menggunakanDi bawah ialah senarai separa perkara yang anda tidak akan dapat lakukan dengan kaedah itu didayakan.
| Item tidak tersedia | Saham tidak tersedia |
|---|---|
| Masukkan atau buat jadual Excel | julat daripada sel (masukkan atau padam) |
| Membuang daun | |
| pengesahan data (tambah atau ubah suai) | Gabungkan sel atau nyahcantumkan sel bercantum |
| grafik dinamik (buat atau edit) | Susun atau tapis menggunakan format |
| imej (sisipkan atau edit) dan objek lain | alat melukis (tidak tersedia) |
| hiperpautan (masukkan atau edit) | kata laluan (tugaskan, tukar atau alih keluar) |
| senario (buat, edit atau lihat) | Lindungi atau tidak melindungi halaman atau buku |
| subjumlah automatik (masukkan) | perkumpulan atau skema data (buat) |
| data dalam jadual (buat) | |
| laporan jadual pangsi (buat atau edit) | formula tatasusunan (ubah suai atau padam) |
| pembahagian data (buat atau gunakan) | pemetaan XML (tambah, namakan semula atau alih keluar) |
| sparklines (buat atau ubah suai) | Paut sel kepada elemen XML |
| Excel 4.0 (lembaran dialog) | Panel Sumber XML, bar XML atau arahan XML daripada menu Data |
| borang data untuk menambah rekod | |
| komen berulir (tambah) | Edit atau padamkan ulasan berulir |
Seperti yang anda lihat, kami tidak bercakap mengenai butiran kecil. Ini adalah fungsi yang biasa digunakan yang dilarang sebaik sahaja buku kerja dikongsi dengan sistem warisan.. Oleh itu, jika anda perlu menukar sel yang digabungkan, membuat jadual, menggunakan pemformatan bersyarat atau bekerja dengan makro, sebaiknya matikan mod ini.
Amalan terbaik untuk berkongsi buku kerja Excel dan bekerjasama
Walaupun setiap pasukan mempunyai cara kerja sendiri, terdapat garis panduan yang sentiasa membantu. Simpan fail ke lokasi yang biasa dan stabil, sebaik-baiknya yang diuruskan oleh organisasi anda., untuk mengelakkan masalah kebenaran atau akses.
Apabila anda ingin memberikan keterlihatan tanpa membenarkan perubahan, buat pautan baca sahaja. Nyahtanda Benarkan pengeditan dalam tetapan pautan dan gunakan sebelum menghantar jemputan, jadi anda mengelakkan pengeditan yang tidak disengajakan.
Jika anda mengedit bersama dalam masa nyata, semak versi. Excel untuk Microsoft 365, Excel untuk web, Excel untuk Android, Excel Mobile dan Excel untuk sokongan pengarang bersama iOS.Jika sesiapa tidak berada dalam salah satu daripada mereka, sila buka fail daripada penyemak imbas anda.
Semasa mengarang bersama, anda boleh melihat dalam warna apa yang dipilih oleh setiap orang, asalkan syarat yang diterangkan di atas dipenuhi. Hidupkan AutoSimpan jika anda menggunakan Microsoft 365 untuk memberikan pilihan warna andaJika mereka tidak muncul, tunggu sebentar dan semak versi setiap peserta.
Jika pilihan orang lain tidak dipaparkan tetapi mereka menggunakan versi yang disokong, ini mungkin kelewatan sementara. Perubahan disebarkan hampir serta-merta walaupun anda tidak melihat pilihan pengguna lainJika mereka menggunakan versi yang lebih lama, mereka tidak akan dapat mengedit pada masa yang sama dengan anda.
Dan apabila buku kongsi klasik menghalang anda daripada bergerak ke hadapan, lumpuhkannya seperti yang telah kita lihat. Tindakan seperti menggabungkan sel, mencipta jadual atau menggunakan makro akan tersedia semula.Kemudian, jika anda ingin terus bekerjasama, gunakan pengarang bersama moden atau kongsi dengan kebenaran yang sesuai.
Edit dalam penyemak imbas atau dalam apl desktop?
Tiada jawapan tunggal: ia bergantung pada apa yang anda perlukan. Mengedit dalam penyemak imbas sesuai untuk sumbangan pantas, akses daripada mana-mana pasukan dan pengarang bersama tanpa geseran.. Ia tidak memerlukan pemasangan dan memudahkan untuk bekerja dengan orang yang tidak mempunyai apl desktop tersedia.
Jika anda akan menggunakan ciri lanjutan, anda mungkin lebih suka apl desktop. Dengan memilih Edit dalam Excel, anda bekerja dengan kuasa penuh apl setempat, mengekalkan sambungan ke fail kongsi.Ia amat berguna jika anda memerlukan ciri yang tidak tersedia dalam penyemak imbas atau jika anda bekerja dengan buku kerja yang kompleks.
Bagaimana ia kelihatan kepada orang yang menerima jemputan anda
Sesiapa yang menerima e-mel anda dengan pautan mempunyainya sangat mudah. Buka pautan, lihat buku kerja dalam penyemak imbas anda dengan Excel untuk web dan tentukan sama ada untuk mengeditnya di sana atau membukanya dalam Excel.. Tidak perlu memuat turun salinan tempatan untuk bermula, yang menghalang konflik versi.
Jika anda menghantar pautan baca sahaja, orang itu akan dapat melihat kandungan tetapi tidak mengeditnya. Kebenaran dikenakan pada pautan yang anda kongsi, jadi tetapkannya sebelum menghantarnya.. Ini adalah cara terpantas untuk mengawal perkara yang boleh dilakukan oleh setiap penerima.
Bila hendak berhenti berkongsi
Di luar kaedah klasik, terdapat situasi di mana anda hanya perlu bekerja sendiri untuk seketika. Jika anda akan membuat perubahan besar atau menyusun semula buku, pertimbangkan untuk menjeda kerjasama., gunakan perubahan dan buka semula pada komputer selepas itu.
Ini mengurangkan risiko konflik dan ralat semasa mengedit elemen sensitif. Manfaatkan masa rehat ini untuk tugasan yang cenderung disekat dalam senario kolaboratif., seperti perubahan struktur besar-besaran atau pemformatan lanjutan dan pelarasan pengesahan.
Anda kini mempunyai peta lengkap untuk menyimpan dan berkongsi buku kerja Excel dengan bijak. Daripada pengarang bersama masa nyata kepada jemputan baca sahaja dan pelepasan kaedah warisan, pilih pilihan yang paling sesuai dengan pasukan anda dan permintaan setiap projek. Kongsi panduan ini dan lebih ramai orang akan tahu cara mengurus pilihan perkongsian dalam buku kerja Excel..